www.archive.gov.tatarstan.ru

Суббота, 16 ноября 2019

Главная страница  Гостевая книга
ГОСКОМАРХИВ РТ НА РТ ЦГА ИПД РТ ГА ДЛС РТ ЦГА АД РТ ГАП РТ Журнал "Гасырлар авазы - Эхо веков"
и его приложения

Государственный архив документов по личному составу РТ > Выступления сотрудников архива >

Проблемы обеспечения сохранности документов по личному составу и пути их решения Версия для печати


У нас в Казани прием документов по личному составу ликвидированных организаций ведут 2 архива:
- Управление муниципального архива исполкома г.Казани,
- Государственный архив документов по личному составу РТ.
Соответственно, Управление муниципального архива принимает на госхранение документы организаций городского значения, наш архив – республиканского.
Наш архив создан в декабре 1994 года. Основной задачей архива является обеспечение социальной и правовой защиты граждан.
Исполнением запросов социально-правового характера занимается отдел использования документов и исполнения запросов. В отделе – 5 человек.
В 2005 году всего было исполнено 5 033 запроса. За 9 месяцев 2006 года при годовом плане 4 000, уже исполнено 3 825 запросов.
Ежедневно проводится разъяснительная работа среди населения. Гражданам даются консультации о месте нахождения документов, не поступивших на хранение в ГАДЛС РТ. За 2005 год оказано – 1 193 консультации, за 9 месяцев 2006 года – 955.
В данный момент следует отметить возрастание обращений граждан. В связи с проверкой Пенсионного фонда в учреждениях к нам обращаются не только пенсионеры, но и работающий контингент.
Работу по исполнению запросов социально-правового характера архив ведет по документам принятым от ликвидированных организаций.
Всего у нас находятся на хранение 311 461 ед.хр., что составляет 1 166 фондов. Это документы ликвидированных комитетов, министерств, крупных заводов, фабрик, объединений, акционерных обществ, государственных унитарных предприятий, научно-исследовательских институтов, высших и средних учебных заведений, банков.
В 2005 году всего принято 11 537 ед.хр., за 9 месяцев 2006 года – 9 057 ед.хр.
Прием от негосударственных организаций ведется на основе разработанных договоров о безвозмездной передаче архивных документов в связи с ликвидацией негосударственных организаций.
Продолжающий процесс ликвидации, банкротства организаций до сих пор не снял проблему обеспечения сохранности документов по личному составу.
Ликвидация затронула и крупные промышленные предприятия в прошлом союзного и республиканского подчинения. В целях выявления таких организаций архив установил связи с государственными учреждениями, ответственными за ликвидацию, реорганизацию и приватизацию организаций.
На сегодняшний день налажена работа с Министерством земельных и имущественных отношений РТ, которое своевременно информирует ГАДЛС РТ, присылая копии распоряжений о ликвидации предприятий. На основании распоряжений мы устанавливаем контакты с конкурсным управляющим.
Как показала практика, конкурсные управляющие не полностью исполняют обязанности по приему документов от организаций, что нередко ведет к их утере. Как правило, нет таких организаций, где не было бы того или иного количества утерянных документов.
Поэтому архив старается установить контроль за процессом ликвидации. В чем это заключается? Во-первых, это постоянный контакт по телефону, ведь может быть продлен срок ликвидации предприятия или сменен конкурсный управляющий (ликвидатор). И, конечно, это выезд на место хранения документов с целью обследования их состояния, изучения состава.
Нам приходится также следить за своевременной и качественной научно-технической обработкой документов организаций. Поскольку архивным законодательством предусмотрено передавать документы на госхранение в упорядоченном состоянии, средства на эту работу должны заблаговременно включаться в смету расходов ликвидируемой организации. В действительности упорядочение документов начинается на завершающем этапе процесса ликвидации при отсутствии финансов. В итоге документы ликвидированных организаций находятся в бесхозном состоянии.
В ГАДЛС РТ имеются фонды брошенных документов по личному составу, например: Татарская фирма «Одежда» (бывшая «Росторгодежда»), Казанская фабрика головных уборов №12, Казанское пуско-наладочное управление и др. В этих случаях приводить в порядок документы вынуждены архивисты.
Кроме того, архив заключает с конкурсными управляющими (ликвидаторами) договора на оказание платных услуг по научно-технической обработке документов по личному составу.
Исходя из практики, считаю, что документы должны обрабатываться только сотрудниками архивных органов. Так как нередко НТО проводится с нарушением от существующих правил, некачественно: лицевые счета систематизируются по порядку табельных номеров, а не в алфавитном порядке, при подшивке дел текст по краям документов обрезается или оказывается зашитым в переплет. Кроме того, встречаются документы, которые требуют проведения реставрации или дезинфекции, что возможно только при наличии специальных средств и условий. Я уже не говорю о проведении экспертизы ценности документов, к которой надо подходить с особой тщательностью и не думаю, чтобы представители не архивных органов смогли грамотно ее провести.
В процессе работы с документами по личному составу обычно приходится иметь дело со многими видами документами. Причем прослеживается тенденция к росту этого разнообразия.
Например, у нас в архиве на госхранение находятся документы по личному составу ОАО «Валком». При научно-технической обработке документов данной организации архивисты столкнулись с тем, что для подтверждения льготного стажа по вредности для наведения архивных справок требуется такой вид документов, как технологические процессы, срок хранения которых по перечню (ст. 1781,  М., 1989) – 10 лет. Кроме того, этот вид документа относится к НТД. Этот вопрос нам пришлось вынести на ЭПМК ГАУ при КМ РТ. После изучения этого вопроса ЭПМК решило:
  1. Рекомендовать руководствоваться в процессе подготовки и отбора на хранение документов ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования госархивов и архивных отделов, установленными сроками хранения для технологических карт и описаний технологических процессов – 10 лет (ст. 1781 «Перечня… Ч.2», М., 1989), актов ввода в эксплуатацию законченных объектов строительства – 5 лет (ст. 1602 «б» «Перечня… Ч.2», М., 1989). При этом учитывать необходимость проведения экспертизы ценности этих документов на предмет содержания в них информации для подтверждения льготного стажа по вредности и ее использования для наведения архивных справок при отсутствии других подтверждающих документов.
  2. Считать возможным прием на договорной основе вышеуказанных документов временного срока хранения в госархивы и архивные отделы с учетом проведенной экспертизы, с составлением отдельной описи.
При НТО документов ЗАО «Судоходной компании «Татволготанкер» по просьбе работников пенсионного фонда на госхранение были отобраны приказы об открытии и закрытии навигационного периода. Так это приказ по основной деятельности общества, нам пришлось включить его в опись в следующей редакции:
- Приказы, дающие право на льготный стаж работы.
                Еще один пример: мы заключаем договор по оказанию платных услуг с ликвидируемой больницей. Такой вид документа как истории болезней (по перечню – 25 лет) будет включен в опись и передан на госхранение в архив по личному составу.
                При приеме документов архив сталкивается и с проблемой неполноты состава документов. Тут три причины:
-  Первая – большая утеря и порча документов.
- Вторая – раздробленность фонда, неполнота их видового состава и достоверность сведений. Неполнота состава документов оказывает отрицательное влияние на исполнение запросов социально-правового характера. Тому пример такие организации, как АО «Нептун», где была затоплена большая часть документов, не полностью передали документы КПОГАТ-4, КПОГАТ-1, практически все документы сгорели на Казанском авторемонтном заводе, полностью затоплен архив Таттрансагенства. С утерей какой-то части документов архив сталкивается практически в каждом фонде.
В случае раздробленности фондов архив решает задачу по их объединению.
После ликвидации Министерства бытового обслуживания населения РТ такая картина наблюдалась практически с каждым фондом данного ведомственного архива. Документы по личному составу районных управлений бытового обслуживания ГАДЛС РТ передал в архивы администрации городов и районов РТ. Документы республиканских предприятий этого Министерства продолжают поступать до сих пор. После передачи из Национального архива РТ документов по личному составу в наш архив также был объединен ряд фондов: Казанская фабрика музыкальных инструментов, Казанская швейная фабрика №1 имени Карла Маркса и др.
- Третья – что касается неполноты видового состава, то дело в том, что на стадии своего становления и первоначального развития многие негосударственные структуры не имели четко поставленного делопроизводства. Важные кадровые процессы не документировались, начисления заработной платы не фиксировались в лицевых счетах или не отражали реальный заработок. Во многих организациях документы по личному составу оформлялись исключительно в электронной форме.
Частые переименования действующих организаций создают большие трудности в поиске необходимой информации о месте нахождения документов той или иной организации. Например, трудно догадаться, что ООО «Сантиком» - это бывшее СУ-7 треста «Казремстрой». Сведения о переименованиях организаций списка №1 архив получает из НА РТ. Переименования других организаций проследить не представляется возможным. По этой причине архив не может давать заявителям компетентные консультации.
В последние годы резко возрос общественный интерес к истории, документам прошлого, к личности в историческом процессе, все больше пишут и говорят об общественной и социальной значимости документов по личному составу. Если приказы по личному составу, лицевые счета, учетные регистры представляют интерес в практическом плане, то личные дела, и не только руководителей, но и рядовых граждан дают богатый исторический материал для генеалогических, историко-биографических исследований.
В заключение хотелось бы добавить для успешной работы необходим постоянный поиск новых форм и методов работы, путей решения проблемы сохранности документов по личному составу для защиты социальных прав граждан.
Решением ЭПМК ГАУ при КМ РТ № 700 от 18 октября 2004 года на согласование с ЭК ГАДЛС РТ направляются описи дел по личному составу и личных дел ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования архивных отделов администраций городов и районов РТ (архивный отдел исполкома муниципальных районов и муниципальных архивов городов).
За 9 месяцев 2006 года проведено 9 заседаний ЭК ГАДЛС РТ, на которых рассмотрено 45 фондов – 91 640 ед.хр. районных организаций.
Наиболее часто члены ЭК ГАДЛС РТ делают такие замечания, как:
- неправильное оформление  титульных листов (название вышестоящей организации или вообще отсутствует или пишется после названия организации);
- неправильное оформление заголовков дел (книга учета заработной платы, есть такой вид документа, как ведомости, лицевые счета расчетные листки) или такой заголовок – перечень профессий (в данном случае надо писать список) в «Перечне… с указанием срока хранения» такого вида документа нет;
- часто в начислениях по заработной плате дату выносят в отдельную графу (дата дела), дата в данном случае должна указываться в заголовке (ведомости начисления заработной платы работникам за 2000 год);
- если начисления по заработной плате за полный год, не надо указывать месяцы (январь-декабрь).
Если дела сформированы неправильно, то в предисловии надо обязательно указать особенности формирования дел (например, ведомости начисления заработной платы работникам за 2000 год, т.1. То же, т.2). Какой принцип формирования дел? Обычно дела формируют по месяцам, по структурному принципу.
Бывает, что количество листов в деле превышает норму, это тоже надо отметить в предисловии.
В предисловии также часто не указывают, какие дела, за какие годы отсутствуют в данной описи.
НТО документов часто проводится силами конкурсных управляющих, поэтому эти ошибки повторяются постоянно.


Поиск по сайту
Расширенный поиск

Краткая история
Положение о Государственном архиве документов по личному составу Республики Татарстан
Деятельность архива
Состав документов
Новые поступления документов
Издательская деятельность
Научно-справочный аппарат
Публикации об архиве
Выступления сотрудников архива
Запросы, исполняемые архивом
Выставки
Услуги
Справочники по фондам
Контактная информация
Внимание! РОЗЫСК документов организаций
Фотогалерея