www.archive.gov.tatarstan.ru

Вторник, 19 ноября 2019

Главная страница  Гостевая книга
ГОСКОМАРХИВ РТ НА РТ ЦГА ИПД РТ ГА ДЛС РТ ЦГА АД РТ ГАП РТ Журнал "Гасырлар авазы - Эхо веков"
и его приложения

Государственный архив документов по личному составу РТ > Выступления сотрудников архива >

О предоставлении государственных услуг ГАДЛС РТ. Проблемы и пути их решения Версия для печати


В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу министерств, государственных комитетов, ведомств, предприятий, учреждений, организаций и иных организационных структур, улучшения их хранения и использования в 1994 году создан Центр хранения документов по личному составу РТ, который 30 марта 1999 года был переименован в Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан.

Государственный архив документов по личному составу РТ является структурным подразделением Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан и осуществляет прием, централизованное хранение, учет и использование документов по личному составу реорганизованных, ликвидированных министерств, комитетов, ведомств, предприятий, учреждений, организаций Республики Татарстан, независимо от форм собственности.
Эта категория документов является важным источником подтвержде-ния прав граждан на пенсионное обеспечение, а также получение различного рода социальных льгот и выплат.
Деятельность архива сегодня характеризуется достаточно высокой интенсивностью в работе по информационному обслуживанию граждан.

В рамках реализации Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан
осуществляет предоставление следующих основных государственных услуг:
- выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов;
- консультирование граждан и организаций по вопросам местонахождения архивных документов.
Основной составляющей деятельности архива является повышение качества и доступности государственных услуг. В целях оперативного и качественного исполнения запросов, а также информирования специалистов социальных служб и пенсионного обеспечения в архиве создан справочник по фондам архива с их краткими характеристиками о составе и описании документов. Банк данных которых регулярно обновляются на интернет-странице архива.
На официальном сайте «Архивная служба Республики Татарстан» на нашей странице в разделе «запросы исполняемые архивом» размещена форма анкеты-заявления для обращения в он-лайн режиме.

Сегодня любой гражданин со всех уголков России, ближнего и дальнего зарубежья может обратиться к архивистам Республики Татарстан. Налажен электронный обмен информацией.
Количество обращений в электронном виде в 2012 году увеличилось почти в 20 раз по сравнению с 2011 годом. Запросы поступают по электронной почте, интернет-приемную и через программный комплекс ViPNET
Количество обращений ежегодно растет, из 18300 обращений за 2012 год к исполнению принято около 15000 запросов, в 2011 году - 12130, в 2010 – 9341, рост составил 17 % по сравнению с 2011 годом.
56% от общего количества поступивших запросов получены в результате личного обращения граждан.
Рост числа поступающих запросов обусловлен как изменениями в законодательных и нормативных актах связанных с пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан, требующих дополнительного подтверждения соответствующих фактов архивными справками, так и увеличением объёмов документов по личному составу поступающих на хранение.
Согласно паспорту архива на сегодняшний день имеется на хранении 1268 фондов, более 420 тысяч единиц хранения. Рост по сравнению с 2011 годом составил на 13 %.
Из-за увеличения количества единиц хранения остро стоял вопрос о дефиците площадей архивохранилищ (в 2011 году загруженность составляла 143%). Завершение реконструкции здания архива (корпус Г) позволило снять проблему и решить вопрос дальнейшего комплектования.

Сегодня благодаря поддержке нашего руководства созданы соответствующие современным требованиям условия для хранения и использования документов.
Число запросов, поступающих в архивные учреждения, и трудозатраты на их исполнение каждый год растут, что создает проблему их своевременного исполнения.
За 2012 год подготовлено 14650 справок (в срок предусмотренный административным регламентом 13694 (94%), с продлением сроков 956 (6%),
в 2011 – 11778 справок (в срок 11000, -778)
в 2010 - 10352 справок (в срок 5794 (56%), - 4558 (44%).
Основная причина несвоевременного исполнения (продления) срока:
- недостаточная кадровая обеспеченность, возрастание сложности и тематического разнообразия запросов, требующих серьезных исследований с использованием большого массива документов по личному составу.

С целью сокращения сроков исполнения запросов архивом проводятся следующие мероприятия:
- используется дифференцированный подход распределения запросов по исполнителям;
- периодическое привлечение сотрудников других отделов,
- привлечение сотрудников с их личного согласия, с оформлением соответствующих приказов, в выходные дни.
Несомненно, приоритетным направлением деятельности для нас является исполнение запросов социально-правового характера защищающих пенсионные права граждан. На специалистов архива возлагается ответственная задача по качественному исполнению запросов. В состав отдела использования документов и исполнения запросов входит начальник, главный специалист и 4 специалиста 1 категории.

Эти люди выполняют колоссальную работу, несут огромную ответственность за результат своего труда, прекрасно понимая, что от их терпения и профессионализма зависит размер начисления пенсий по инвалидности и старости, а также различных видов пособий. Объем выполняемых работ зашкаливает и превышает допустимые нормы в два, а иногда в три раза. Для того чтобы подготовить одну только справку, порой приходится просматривать около сотни книг приказов, ведомостей, лицевых счетов, расчетных листков по начислению заработной платы. А документы бывают разных размеров и объемов. Причем не всегда качество документов соответствует стандартам, а иногда не поддается прочтению. Порой, проделав огромную работу, приходится давать отрицательный ответ, потому что документы некоторых предприятий сданы не в полном объеме или не сданы вообще.
За 2012 год подготовлены 3930 отрицательных ответов. Отрицательный ответ необходим заявителю для подтверждения своих прав в судебном порядке.
С неполнотой состава документов архив сталкивается практически в каждом фонде. В таком случае помочь при обращении не представляется возможным и заявитель выражает свое недовольство не в адрес руководителей ликвидированной организации, а архива.

Можно еще понять, когда утрата документов происходит по причине пожара, но и это не простительно, когда на предприятиях не ведется работа по их сохранности, когда документы сброшены в подвальные помещения или вообще брошены на произвол судьбы. Некоторым руководителям, особенно частных коммерческих предприятий, легче выбросить документы, чем сдать их на хранение в архив. Таким отношением они совершают не просто халатную преступность, они ставят своих бывших работников в безвыходное положение. Со стороны нашего архива делается все возможное, чтобы ни один запрос не остался без ответа. Сотрудники архива проводили и проводят постоянную и кропотливую работу по определению местонахождения документов многих предприятий как в городах республики, так и в других регионах страны.
Одним из основных средств призванным заметно повысить качество и доступность госуслуг признан их перевод в электронный вид.
В рамках реализации «Соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Татарстан и Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан» от 26 мая 2011 года №4/492 установлено средство криптографической защиты информации программного комплекса ViPNET (Клиент) с функциями шифрования и электронно-цифровой подписи в январе 2012 года.

Государственный архив стал экспериментальной площадкой на территории Республики Татарстан по развитию информационного взаимодействия с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Татарстан.
Для обеспечения межведомственного электронного взаимодействия проведена большая подготовительная работа: обеспечен высокоскоростной доступ в Интернет, создана локально-вычислительная сеть, приобретено необходимое оборудование и программное обеспечение. Обучен ответственный исполнитель для работы в программе, который занимается распечаткой полученных запросов, их регистрацией в журнале и отправкой подготовленных ответов.
По ViPNET запросы начали поступать с 01 февраля 2012 года. За 11 месяцев 2012 года специалистами Пенсионного фонда в адрес Государственного архива документов по личному составу РТ было направлено около 4 тысяч запросов социально-правового характера, что составляет 62% от общего количества запросов поступивших из территориальных органов пенсионного фонда не только Республики, а также и из других регионов Российской Федерации.
Для решения трудностей возникающих в процессе работы по электронному межведомственному взаимодействию совместными усилиями Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Татарстан и Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан и архива согласована форма запроса и требования по его заполнению.

В соответствии с вышеуказанным требованиями архив направлял электронные образы в виде сканированных копий архивных справок, что существенно затрудняло и технически осложняло процесс направления ответов в предусмотренные Соглашением сроки.
В результате было направлено письмо в Отделение пенсионного фонда РФ по Республике Татарстан по рассмотрению и решению вопроса о направлении архивных справок в виде электронного документа, подписанных электронно-цифровой подписью. В настоящее время этот вопрос решен положительно и мы уже начали направлять архивные справки в виде электронного документа, подписанные только электронно-цифровой подписью, что и предусмотрено Соглашением.

Для обсуждения вопросов дальнейшего взаимодействия, по обмену электронными документами в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи, периодически собираемся за круглым столом. Вот и сегодня запланировано проведение «Круглого стола».
Обмен электронными документами между архивом и Отделением Пенсионного фонда значительно упрощает получение заявителями государственных услуг, делает обслуживание населения более качественным и доступным.
В заключение хотелось бы подчеркнуть, что сегодняшнее обсуждение такой актуальной темы как оказание государственных услуг, это попытка проанализировать наши общие усилия в повышении качества оказания государственных услуг, определить первоочередные меры совместных усилий в этом направлении.



Поиск по сайту
Расширенный поиск

Краткая история
Положение о Государственном архиве документов по личному составу Республики Татарстан
Деятельность архива
Состав документов
Новые поступления документов
Издательская деятельность
Научно-справочный аппарат
Публикации об архиве
Выступления сотрудников архива
Запросы, исполняемые архивом
Выставки
Услуги
Справочники по фондам
Контактная информация
Внимание! РОЗЫСК документов организаций
Фотогалерея