www.archive.gov.tatarstan.ru

Суббота, 16 ноября 2019

Главная страница  Гостевая книга
ГОСКОМАРХИВ РТ НА РТ ЦГА ИПД РТ ГА ДЛС РТ ЦГА АД РТ ГАП РТ Журнал "Гасырлар авазы - Эхо веков"
и его приложения

Национальный архив Республики Татарстан > Архивы организаций >

Информационно – методическое письмо о порядке проведения проверки наличия и состояния дел в архивах организаций – источников комплектования Национального архива Республики Татарстан Версия для печати


1.1. Национальный архив РТ строит отношения с организациями – источниками комплектования на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125 – ФЗ от 22.10.2004г.); Закона Республики Татарстан «Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах» от 13.06.1996 № 644 (с изменениями от 28.07.2006г.№ 63-ЗРТ); «Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1985); «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М., 2007); «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477; «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009г. № 76; Регламента работы экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК) Главного архивного управления при Кабинете министров РТ, утвержденного приказом № 20 от 02.09.2005.

1.2. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по утвержденным описям дел не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
Одним из видов работ, проводимых для обеспечения сохранности и учета документов и дел, является проверка их наличия и состояния.

2.1. Проверка наличия и состояния дел в архиве организации проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и их соответствия количеству, указанному в  учетных документах; выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
- установление физического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
- выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

2.2. Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения является плановой работой архива организации и проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке - перед передачей их на государственное хранение.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже, чем один раз в 10 лет.
В архивах организаций с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене лица, ответственного за архив;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.
Итоги каждой проверки оформляются актом (Приложение №14 к п. 5.5.2. «Основных правил работы ведомственных архивов» М., 1984 – далее Правила) по каждому фонду отдельно. Проверка наличия и состояния дел постоянного, временного и по личному составу так же оформляется отдельными актами.
После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2. и 8.6. акта, которые вносятся в учетные документы только после согласования с ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ.    

3.1. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). В ходе проверки необходимо проверить правильность составления итоговой записи к описям. Особое внимание следует обратить на правильность порядковой нумерации дел в описях, наличие в них литерных и пропущенных номеров и отражение этого в итоговых записях. Необходимо также обратить внимание на наличие в описях переходящих дел, заведенных на несколько лет, которые иногда ошибочно помимо номера по году их заведения получали самостоятельные номера и в других годовых разделах описи, тем самым увеличивая число необнаруженных дел.
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение №15 к п. 5.5.4. Правил), затем в акте проверки. Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.
Дела, выданные в читальный зал и структурные подразделения организации, рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища. Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

3.2. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Порядок заполнения граф листа проверки:
Сведения о наличии документов указываются в графах 1-11:
- в графу 1 вносится номер проверяемой описи фонда и/или номера проверяемых описей;
- графа 2 заполняется на основании последней итоговой записи в описи;
- в графе 3 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки;
- в графу 4 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество дел по описи;
- в графу 5 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, но в общем количестве дел учтены;
- в графе 6 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества дел в итоговой записи;
- в графе 7 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи;
- в графе 8 указываются номера архивных документов, выданных во временное пользование;
- графа 9 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью. В ней указывается только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи);
- в графу 10 вносятся делопроизводственные или другие номера, временные индексы не обработанных (не внесенных в описи) дел, обнаруженных в процессе проверки наличия.
- в графу 11 вносятся шифры дел, неправильно подложенных в данный фонд
В графах 12 –17 отражаются сведения о физическом состоянии документов, которое определяется  при их визуальном осмотре.
В графу 18 вносятся уточнения и дополнительные реквизиты в случае обнаружения в ходе проверки недостатков, не предусмотренных графами листа проверки.
Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные графы (например, номера дел, внесенные в опись дважды, или номера дел с непронумерованными листами, номера дел, в которых не совпадают количество листов, крайние даты и т.д.) Количество таких граф устанавливается в зависимости от потребности.
После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело данного фонда.

3.3. При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо:
- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
- подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
- изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;
- изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела постоянного хранения помещаются вслед за учтенными делами постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
- изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.
- составлять на каждое необнаруженное дело карточку (Приложение 16 к п. 5.5.7. Правил); карточки учета необнаруженных дел включаются в картотеку необнаруженных дел.

3.4. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.
            На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

4.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. В этих целях необходимо:
- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда;
- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
- организовать розыск необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в архив организации;
- проверить дела находящихся рядом фондов, т. к. необнаруженные дела могут быть неправильно подложены.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются  акты о выделении документов и дел к уничтожению;  акты передачи дел в другие ведомственные архивы и организации.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места. 

4.2. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты (акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение № 17 к п. 5.5.14. Правил); - акт о неисправимых повреждениях дел (Приложение №18 к п. 5.5.14. Правил); которые рассматриваются экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации.
При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ.
К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска к акту о неисправимых повреждениях дел – заключение экспертов о физическом состоянии документов. Указанные документы представляются на рассмотрение  ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ вместе с сопроводительным письмом.
Справка о проведении розыска необнаруженных дел (документов) составляется по каждому фонду. В справке указывается: номер, название фонда; объем дел по учетным документам; работы, которые проводились с документами фонда; предыдущие проверки наличия и состояния дел (документов) и их результаты; меры, предпринятые по розыску дел (документов); возможность восполнения утраченной информации, отражение содержания необнаруженных дел (документов) в оставшихся на хранение делах (документах); установленные, или предполагаемые причины отсутствия дел (документов); выводы. Справка подписывается руководителем организации.
В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать номер и название фонда; условия хранения документов; причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов;  подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации. Заключение составляется экспертной комиссией организации и подписывается ее руководителем.
В сопроводительном письме должно быть отражено следующее: основание и период проведения проверки наличия и состояния документов фонда (указать его название); количество утерянных (неисправимо поврежденных) дел, за какой период; причины отсутствия (неисправимого повреждения) дел;  меры, предпринятые для устранения указанных причин.
После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

5.1. По результатам проверки наличия и состояния дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или в картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

5.2. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

5.3. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в Национальный архив Республики Татарстан для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ.


Поиск по сайту
Расширенный поиск

Краткая история
Положение о Национальном архиве Республики Татарстан
Состав документов
Новые поступления документов
Научно-справочный аппарат
Тематические базы данных
Издательская деятельность
Научно-справочная библиотека
Читальный зал
Юбилейная летопись: 100-летие образования ТАССР (1920-2020 гг.)
Выставки
К 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.
Выступления сотрудников архива
Запросы, исполняемые архивом
Услуги
Путеводитель
Архивы организаций
Контактная информация